Elaboración del manual de procesos y procedimientos para el manejo y control de caja menor en Agrosavia

Martha Isabel Méndez

Javier Alberto González Riaño

La elaboración de un manual de procesos y procedimientos nace de la necesidad de tener un control efectivo sobre los recursos que se manejan mediante la caja menor, herramienta que permite que toda la información suministrada sea confiable y que los hechos registrados mediante esta resulten libres de error, no permitiendo las compras innecesarias y garantizando la correcta ejecución de los recursos. 

El propósito del proyecto es definir y proveer las pautas para el manejo y control de la caja menor de La Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria- AGROSAVIA, entendiendo la importancia del correcto funcionamiento de las operaciones de caja menor de la Corporación, se elabora el procedimiento que definirá como debe funcionar la caja menor en esta entidad teniendo en cuenta las disposiciones de la normatividad vigente para las entidades de gobierno

Palabras clave: Caja menor, reembolso de caja menor, reserva presupuestal, gastos urgentes, tarjeta caja menor

Subscribe
Notify of
16 Comentarios
Inline Feedbacks
Ver todos los comentarios

El manejo de caja menor es indispensable en el área empresarial por ello necesita responsabilidad y un excelente manejo de acuerdo al tipo de empresa y un manual es un buen mecanismos para estar regidos a unos parámetros

Responder

Cuantas personas pueden estar a cargo del manejo de la caja menor

Responder

Solamente se encuentra 1 persona a cargo del manejo de la caja menor, bajo la supervisión del coordinador Administrativo y financiero o del Líder financiero.

Responder

Solamente se encuentra 1 persona a cargo del manejo de la caja menor, bajo la supervisión del coordinador Administrativo y financiero o del Líder financiero

Responder

Buenas tardes, el manejo de la caja menor debe estr a cargo de una sola persona, pero bajo la supervision del Coordinador Administrativo y Financiero o del Líder financiero.

Responder

Que requisitos son para el primer giro de la caja menor

Responder

Para el giro de apertura de la caja menor se debe contar con el memorando donde se indica quien será el responsable de la misma y el monto asignado.

Responder

Que procedimientos se de ben hacer para un pago de caja menor

Responder

Es una pregunta que se puede responder desde 2 situaciones diferentes:

  1. Para la entrega de recursos a empleados que así lo soliciten el tramite inicia con un correo de solicitud de recursos donde se indica el centro de costos, rubro presupuestal a afectar, concepto y valor, una vez se tenga esta información el área de presupuesto confirma al responsable de la caja menor la disponibilidad de recursos para atender la solicitud y se procede con la entrega del dinero al solicitante.
  2. Se pueden realizar pagos de caja menor directamente a proveedores si así se solicita cumpliendo los requisitos anteriores pero adicionando la información del proveedor al que se le giraran los recursos (Rut, Cotización o Factura y Certificado Bancario).
Responder

Sería de mucha ayuda este manual, así se da más eficiencia en las cajas menores.Que buen proyecto

Responder

1.Cómo se asegura la confiabilidad de la información suministrada y se evitan errores en el registro de los hechos en la caja menor?

2.Que pautas se establecen en el manual de procesos y procedimientos de la caja menor de agrosavia?

3.Cual es la importancia de tener un control efectivo sobre los recursos que se manejan mediante la caja menor?

4. Quien es responsable de la ejecución de los recursos en la caja menor de agrosavia?

Responder

Hola Monica, respondo a tus preguntas en el mismo orden:

  1. toda la información de los movimientos de la caja menor se encuentran registrados en el libro auxiliar de la misma, todo esto con previa verificación presupuestal de cada uno de los gastos que se efectúan bajo este mecanismo, información que luego es revisada también por parte del Coordinador Administrativo y financiero para su posterior registro y pago por parte del área contable y de tesorería, todo esto se convierte en filtros que permiten un grado de confianza alto ante cualquier posible fraude o error bajo la caja menor.
  2. Dentro del manual logramos establecer pautas que garantizan toda la operación de la caja menor desde el momento de apertura, solicitud de recursos, mecanismos de pago, restricciones de la misma, tiempos de legalización, reembolsos de caja menor, roles responsabilidades de cada uno de los actores de la caja menor y cierre de la misma.
  3. La importación del control efectivo de los recursos es que nos permitirá identificar y corregir posibles debilidades en el control interno, lo que a su vez mejora la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones financieras informadas, para también de esta manera prevenir y detectar posibles irregularidades o malversaciones de fondos.
  4. Debo aclararte que el control y manejo de la caja menor generalmente esta a cargo de un auxiliar financiero de tesorería, sin embargo la ejecución de recursos es responsabilidad del líder de cada proyecto de investigación o centro de costos con ayuda del área de adquisiciones quienes son los que finalmente harán la verificación de que las compras que se autorizan para pago por caja menor se encuentren en el plan de compras del proyecto, el responsable de la caja solamente es un facilitador de los recursos en efectivo.

espero haber aclarado un poco tus dudas al respecto.

Responder

Segun lo visto el proposito de este protectk es definir aquellas pautas para el manejo de la caja menor de la gran corporacion agropecuaria ,la umportancia de este correcto funcionamiento de todas las operaciones de la caja menor .

Responder

la caja menor es importante para una empresa , pero como se para manejar adecuadampaete para que no me

Responder

la caja menor es importante para una empresa ,¿ pero como se cual es manera adecuada para que manejarla correctamente ?

Responder

¿Cómo se puede asegurar la adecuada capacitación y actualización del personal encargado del manejo de la caja menor en La Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria- AGROSAVIA, para garantizar la correcta implementación de los procesos y procedimientos establecidos en el manual y promover un manejo eficiente y transparente de los recursos?

Responder