Hola Monica, respondo a tus preguntas en el mismo orden:

1. toda la información de los movimientos de la caja menor se encuentran registrados en el libro auxiliar de la misma, todo esto con previa verificación presupuestal de cada uno de los gastos que se efectúan bajo este mecanismo, información que luego es revisada también por parte del Coordinador Administrativo y financiero para su posterior registro y pago por parte del área contable y de tesorería, todo esto se convierte en filtros que permiten un grado de confianza alto ante cualquier posible fraude o error bajo la caja menor.
2. Dentro del manual logramos establecer pautas que garantizan toda la operación de la caja menor desde el momento de apertura, solicitud de recursos, mecanismos de pago, restricciones de la misma, tiempos de legalización, reembolsos de caja menor, roles responsabilidades de cada uno de los actores de la caja menor y cierre de la misma.
3. La importación del control efectivo de los recursos es que nos permitirá identificar y corregir posibles debilidades en el control interno, lo que a su vez mejora la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones financieras informadas, para también de esta manera prevenir y detectar posibles irregularidades o malversaciones de fondos.
4. Debo aclararte que el control y manejo de la caja menor generalmente esta a cargo de un auxiliar financiero de tesorería, sin embargo la ejecución de recursos es responsabilidad del líder de cada proyecto de investigación o centro de costos con ayuda del área de adquisiciones quienes son los que finalmente harán la verificación de que las compras que se autorizan para pago por caja menor se encuentren en el plan de compras del proyecto, el responsable de la caja solamente es un facilitador de los recursos en efectivo.

espero haber aclarado un poco tus dudas al respecto.

Es una pregunta que se puede responder desde 2 situaciones diferentes:

1. Para la entrega de recursos a empleados que así lo soliciten el tramite inicia con un correo de solicitud de recursos donde se indica el centro de costos, rubro presupuestal a afectar, concepto y valor, una vez se tenga esta información el área de presupuesto confirma al responsable de la caja menor la disponibilidad de recursos para atender la solicitud y se procede con la entrega del dinero al solicitante.
2. Se pueden realizar pagos de caja menor directamente a proveedores si así se solicita cumpliendo los requisitos anteriores pero adicionando la información del proveedor al que se le giraran los recursos (Rut, Cotización o Factura y Certificado Bancario).

Para el giro de apertura de la caja menor se debe contar con el memorando donde se indica quien será el responsable de la misma y el monto asignado.

Buenas tardes, el manejo de la caja menor debe estr a cargo de una sola persona, pero bajo la supervision del Coordinador Administrativo y Financiero o del Líder financiero.

Solamente se encuentra 1 persona a cargo del manejo de la caja menor, bajo la supervisión del coordinador Administrativo y financiero o del Líder financiero

Solamente se encuentra 1 persona a cargo del manejo de la caja menor, bajo la supervisión del coordinador Administrativo y financiero o del Líder financiero.